伊莉討論區
標題: 這篇文章為大家整理了 3 個提升專業度必備的商業英文 Email 寫作要點 [打印本頁]
作者: chrislampeace 時間: 2021-8-12 10:04 AM 標題: 這篇文章為大家整理了 3 個提升專業度必備的商業英文 Email 寫作要點
本帖最後由 chrislampeace 於 2021-8-12 10:05 AM 編輯
一、信件主旨包含內容關鍵字 (Include a Suject Line with Key Words)
一個好的信件主旨須包含精簡地表達信件重點，讓收件人看到主旨馬上明白此封信的來意，若是一封 Email 被標註 no subject (無主旨)，很容易被當成 SPAM (垃圾郵件)，沒有點開就直接刪除。若你的收件人是素未謀面、陌生開發的對象，一個清楚明瞭的信件主旨尤其重要！
信件主旨包含內容關鍵字還有一個好處：讓收件人後續回覆時便於搜尋。因為我們寄出的信件，絕對不會是收件人信箱中唯一的一封信，一個簡潔明瞭的信件主旨可以讓一位忙碌的收件者決定你的 Email 是否有打開的價值。
兩步驟下好英文 Email 主旨：
1. 以名詞或片語為主，用一個單字或片語呈現信件重點！例如：
- Inquiry (詢問)
- Follow-up (後續事宜)
- Quotation request (報價請求)
2.善用介系詞及標點符號，清楚補充信件重點，讓收件者一目了然！例如：
- Inquiry about Job Openings (詢問職缺)
- Follow-up to XXX marketing meeting on Monday ( 星期一的XXX行銷會議後續事宜 )
- Request for quotation (ABC Dictionary) (ABC 字典的報價請求)
那麼 NG 的信件主旨，基本上就是犯了以下兩種錯誤，來看看你是否也這樣寫過？
1. 過於精簡
那麼多的 qusetions，收件人怎麼知道是哪一個？直接寫清楚，節省彼此的時間！
- 修正後：A quick question about the meeting on Monday
2.目標不明確：
- NG版：Important! Read Immediately!
收件人根本不知道來龍去脈，很有可能忽略這封電郵，優先處理那些主旨更明確的郵件。
- 修正後：One more important thing about the marketing plan
二、信件最後提醒對方採取行動 ( End With a Call to Action)
商用英文書信的往來，無非是想要達到跨國界的交流或是節省溝通時間，所以在英文信件的結尾除了說聲 Thank you 之外，記得提醒對方針對信件內容做出回覆。若是能主動告知對方該如何聯繫你，或是在何時連繫你，那是再好不過了！
無論是簡單的一句話，
- Looking forward to hearing from you soon.
期待盡快得到你的回覆。 - Please contact me at extension 123.
請透過分機 123 聯繫我。
或是直接說清楚你的要求都可以！
- Please confirm if this date and time is convenient for you.
請確認這個日期和時間您是否方便。
- Please countersign the document and return it to me by this Friday.
請回簽這份文件然後在這周五前寄回給我。
三、寄出信件之前務必校對 (Proofread, and keep the mail professional!)
神仙打鼓也會出錯！儘管科技發達，但不應該全盤仰賴電腦或手機的拼字自動校正，尤其英文屬於拼音文字，一恍神很容易就在鍵盤上按錯字母。若是要群發郵件或是寫信給位階較高的人，花個兩分鐘請旁人幫忙看一下內文也好，務必在寄出前確認一字一句是否適當且正確。
列舉幾個比較常見、需要注意的地方：
- 收到 (信) 了
- Your email was well received. (X)
- Thank you for your email. (O)
- remind sb. of sth.：提醒某人某事
- I’d like to remind you the documents. (X)
- I’d like to remind you of the documents. (O)
- look forward to + Ving：期待～
- I’m looking forward to hear from you. (X)
- I’m looking forward to hearing from you. (O)
- 可數名詞：a meeting, an attachment, a follow-up, etc.
- 不可數名詞：advice (建議), time (時間), inquiry (詢問), etc.
這邊提供兩個評價不錯的檢查文法資源，可以即時檢測自己的內容是否有誤，在緊急時刻不妨試試糾錯好幫手喔！
當然，商用英文 Email 要注意的細節可不只這些，還有許多的眉角需要注意！在疫情嚴峻的現在，雲端上的 Email 溝通重要性無需多言，若是你對於用英文寫 Email 感到束手無措，不妨趁現在花些時間，為自己充電一下！
作者: mand 時間: 2021-8-24 12:56 PM
很不錯又簡單扼要的重點提示~感謝大大的分享
作者: 杰克西 時間: 2021-8-31 09:56 AM
感謝大大的分享
非常有用的資訊
作者: totoyangson 時間: 2021-12-16 10:18 AM
讚喔~~~很好的資料，學習了，感謝分享~~~~
作者: cepeda 時間: 2021-12-26 01:15 AM
讚阿~~~很好的資料，學習了，感謝分享~~~~
作者: chacomaro.sina 時間: 2022-1-27 11:04 AM
Thanks for sharing that it is really helpful…相信會有大大成長
| 歡迎光臨 伊莉討論區 (http://www46.eyny.com/) |
Powered by Discuz! |